Postup při podání žádosti týkající se ochrany osobních údajů

Za celou organizaci Univerzity Hradec Králové (dále jen „UHK“) vyřizuje podněty, stížnosti, námitky a žádostí týkajících se uplatňování práv subjektů osobních údajů (dále jen „žádost“) Právní referát za součinnosti pověřence pro ochranu osobních údajů (dále jen „pověřenec“), prostřednictvím kterého může subjekt údajů taktéž svá práva uplatnit. Výjimkou jsou jednoduché opravy, výmazy nebo zpřístupnění osobních údajů, která běžně provádějí příslušná pracoviště a která tyto jednoduché žádosti vyřizují a Právnímu referátu je nepředávají.

Žádost je oprávněn podat:

• subjekt osobních údajů;
• zákonný zástupce subjektu osobních údajů nebo opatrovník;
• osoba zmocněná subjektem osobních údajů na základě plné moci.

Žádat lze o: 

• přístup k osobním údajům;
• opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů;
• výmaz osobních údajů (právo být zapomenut);
• omezení zpracování osobních údajů;
• přenositelnost osobních údajů.

Žádostí se rozumí i vznesení námitky proti neoprávněnému zpracování osobních údajů nebo námitky proti automatizovanému rozhodování a profilování. V případě zpracování založeného na souhlasu subjektu údajů lze souhlas kdykoliv odvolat.

Žádost lze podat následujícími způsoby:

• e-mailem na adresu: gdpr@uhk.cz;
• do datové schránky UHK: k3xj9dz;
• písemně na adresu: Univerzita Hradec Králové, Právní referát, Rokitanského 62, 500 03 Hradec Králové, Česká republika;
• osobně na podatelně UHK.

Žádosti týkající se zpracování osobních údajů podané jiným pracovištím budou těmito pracovišti delegována Právnímu referátu, pokud se nejedná o jednoduché žádosti (viz výše). Subjekt údajů je vždy delegujícím pracovníkem informován o tom, zda byl dotaz či žádost předána Právnímu referátu, nebo zda se má na Právní referát obrátit sám dle informací výše.

Z podané žádosti musí být patrno:

• identifikace žadatele, jehož osobních údajů se žádost týká (jde-li o žádost týkající se osobních údajů konkrétní osoby) nebo případně identifikaci žadatele a osoby, která je žadatele oprávněna zastupovat (jde-li o žádost týkající se osobních údajů konkrétní osoby);
• kontaktní údaje žadatele;
• předmět žádosti (popis, čeho se žádost týká, co žadatel žádá resp. jaké/jaká svá práva uplatňuje/čeho se domáhá);
• podpis žadatele (u písemné formy).

V případě, že subjekt údajů neuvede všechny shora uvedené informace nezbytné pro rychlé a požadované vyřízení jeho žádosti, je subjekt údajů požádán o jejich doplnění. Žádost o doplnění proběhne bez zbytečného odkladu po obdržení žádosti subjektu údajů o uplatnění práv.

Identifikace subjektu

Pokud se nejedná o žádost týkající se požadavku na informace obecného charakteru (např. jaké typy osobních údajů, a jak dlouho se zpracovávají o určité skupině subjektů), je zpracování žádosti podmíněno ověřením totožnosti žadatele.  Anonymní žádosti nejsou vyřizovány.

Je nepřípustné, aby kopie zpracovávaných osobních údajů byly poskytnuty jiným osobám, než subjektu údajů, o jehož osobní údaje se jedná. Výjimkou jsou zejména osoby, které vykonávají rodičovskou odpovědnost k dítěti, o jehož osobní údaje se jedná a jehož identita je prokázána. I v tomto případě musí být ověřena totožnost žadatele, a současně je třeba ověřit, že se skutečně jedná o osobu vykonávající rodičovskou zodpovědnost k dítěti.

Ověření totožnosti lze provést různými způsoby. Za dostatečný způsob ověření totožnosti se považuje:

• e-mail podepsaný elektronickým podpisem vpřípadě žádosti podané prostřednictvím takového  e-mailu;
• webový formulář žádosti vyplněný v zabezpečené části webových stránek, do které se subjekt údajů musí přihlásit;
• úředně ověřený podpis vpřípadě žádosti podané prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb;
• žádost podaná datovou schránkou;
• prokázání totožnosti občanským průkazem nebo jiným dokladem, jehož prostřednictvím lze prokázat totožnost osoby (pokud obsahuje podobiznu dané osoby) vpřípadě osobního podání žádosti.

Osobní prokázání totožnosti je požadováno v případě, že totožnost nelze prokázat jiným způsobem nebo že existují pochybnosti o správnosti ověření totožnosti jiným způsobem nebo v případě vysoce rizikového zpracování osobních údajů.

Ve výjimečných případech lze akceptovat i jiné způsoby ověření totožnosti žadatele, pokud na základě takového ověření nebude důvodných pochyb o totožnosti žadatele.

Skutečnost, že byla ověřena totožnost subjektu údajů, včetně způsobu tohoto ověření, se zaznamená do Evidence.

Potvrzení o přijetí žádosti

Subjekt údajů vždy po podání žádosti obdrží informaci o tom, že žádost byla přijata ke zpracování. Žádosti je přidělen identifikátor (jednací číslo), které je součástí informace o přijetí žádosti. S využitím tohoto identifikátoru probíhá další komunikace vztahující se k dané žádosti.

Součástí prvotní odpovědi jsou odkazy na veřejně dostupné části dokumentace týkající zpracování osobních údajů.

Lhůta pro vyřízení žádosti

Žádost bude vyřízena bez zbytečného odkladu, nejpozději však do třiceti (30) dnů ode dne jejího doručení. Neumožňuje-li to povaha žádosti pro svoji složitost, časovou či technickou náročnost nebo z důvodu počtu žádostí, může být shora uvedená lhůta pro vyřízení žádosti prodloužena, a to až o dalších šedesát (60) dnů. O prodloužení a jeho důvodech bude subjekt údajů informován do třiceti (30 dnů) ode dne doručení žádosti.

Úhrada nákladů

Žádosti jsou zpravidla vyřizovány bezúplatně. V situacích, které stanoví Tabulka č. 2, lze žadateli uložit přiměřený poplatek, a to ve výši, kterou stanoví Tabulka č. 1. Vedle zde uvedených situací dále vezme UHK v úvahu typ žádosti (např. zda jde o opakovanou žádost o stejné informace nebo o opakovanou žádost o opravu chybných údajů) či charakter daného zpracování (zda jde o zpracování spíše statických údajů, nebo ze své povahy značně proměnlivých). V případě, že UHK rozhodne o vyměření administrativního poplatku, je subjekt údajů o této skutečnosti informován, a je mu sdělena odhadovaná cena požadovaných úkonů.

Subjekt údajů je současně požádán, aby se vyjádřil, zda s vyměřením poplatku souhlasí. V případě, že s  vyměřením nesouhlasí a současně nedojde k jiné dohodě, žádost bude odmítnuta.

Tabulka č. 1                 

Kritéria	Částka
1. Pořízení jedné černobílé stránky textu formátu A4:	a) jednostranná 1,5 Kč; b) oboustranná 2,6 Kč.
2. Náklady na opatření technických nosičů dat:	a) za 1 ks CD, pokud tuto formu vyžaduje subjekt údajů 6,- Kč; b) za 1 ks DVD (4,7 GB), pokud tuto formu vyžaduje subjekt údajů 8,- Kč; c) v případě použití jiného technického nosiče dat se náklady stanoví ve výši pořizovací ceny požadovaného technického nosiče dat.
3. Náklady na odeslání informace subjektu údajů:	Náklady za použitou nebo požadovanou poštovní službu se hradí ve výši skutečných nákladů.
4. Náklady na mimořádně rozsáhlé vyhledání informací:	Pokud je poskytnutí informace spojeno s mimořádně rozsáhlým vyhledáváním informace činí náklady za každou celou 1 hodinu mimořádně rozsáhlého vyhledávání – 175 Kč.

Tabulka č. 2                

Situace	Řešení
Subjekt údajů žádá o zaslání informací v listinné podobě, na CD/DVD nebo na technickém  nosiči dat.	Uloží se poplatek ve výši podle kritérií, která stanoví Tabulka č. 1.
Subjekt údajů opakovaně podává třetí a další obsahově shodnou žádost o poskytnutí informací nebo sdělení a to v době šesti měsíců od podání první žádosti.	Žádosti se odmítne vyhovět s odkazem na opakování žádosti nebo se uloží poplatek podle kritérií, která stanoví Tabulka č. 1.
Žádosti z obsahových důvodů nelze vyhovět.	Žádost se odmítne.
Subjekt údajů nedoplní žádost ani po druhé výzvě nebo odmítne zaplatit uložený poplatek, aniž dojde k jiné dohodě.	Žádost se odmítne.

Odmítnutí žádosti

Odmítnout žádost lze v těchto případech:

• nepřiměřené opakování žádosti;
• žádost není důvodná; nebo
• subjekt údajů nedoplní žádost ani po druhé výzvě nebo odmítne zaplatit uložený poplatek, aniž dojde kjiné dohodě.

Nedůvodnost žádosti může být dána i jinými zákonnými povinnostmi UHK, např. subjekt údajů požaduje vymazání určitých osobních údajů, jejichž zpracování, vyplývá z právních předpisů, kterými se UHK řídí. V takovém případě UHK odmítne žádosti vyhovět.

Odmítnuta bude dále žádost, u které je nutné ověřit totožnost žadatele, přičemž zjištění totožnosti nebylo ze strany žadatele umožněno. Obdobně nelze vyhovět žádosti, která neobsahuje všechny informace nezbytné pro její zpracování, a to ačkoli byl subjekt údajů vyzván k jejímu doplnění.

Součástí odmítnutí žádosti subjektu je poučení o právu podat stížnost u ÚOOÚ nebo žádat o soudní ochranu. Evidenci o podání žádostí a o způsobu jejich vyřízení vede Právní referát.

Vyřízení žádosti

Žádost bude na základě řádného prověření vyřízena a žadatel bude vyrozuměn o způsobu jejího vyřízení s ohledem na obsah žádosti, případně přijatých opatření, která UHK přijala v souvislosti s vyřízením žádosti  či jiném dalším způsobu jejího vyřízení/vyřešení.